Mungkin banyak dari anda para pembaca atau mahasiswa akuntansi yang
masih belum memahami arti penting matakuliah Sistem Informasi Akuntansi
(SIA). Pernah saya bahas dalam tulisan saya sebelumnya (tautan),
mengenai bagaimana SIA harus diajarkan dalam perkuliahan. Dalam tulisan
kali ini, saya akan membahas isi kuliah SIA dan apa yang seharusnya
dipelajari mahasiswa akuntansi dalam matakuliah ini, sehingga pada akhir
kuliah, mahasiswa dapat mencapai sebuah kompetensi tertentu (dapat anda
buka SAP SIA dan capaian kompetensi di tautan ini).
Coba anda bayangkan sebuah perusahaan dagang (retail)
seperti Carrefour. Perusahaan ini melakukan transaksi penjualan yang
jumlahnya ribuan per hari dalam satu cabang, belum lagi
transaksi-transaksi lain seperti penggajian. Sekarang, bayangkan
bagaimana anda dapat membuat laporan keuangan untuk perusahaan ini, satu
bulan saja, cukup rugi-laba, neraca, dan perubahan ekuitas, menggunakan
kemampuan akuntansi keuangan yang anda pelajari di perkuliahan. Berapa
bulan anda rencanakan untuk menjurnal transaksi-transaksi satu bulan di
sebuah Carefour, berapa tahun untuk Carefour Jakarta? Berapa banyak sheet excel atau kertas yang harus anda habiskan?
Kemudian, bayangkan ketika anda harus mengelola data penjualan susu
Indomilk misalnya. Bagaimana anda berencana untuk menyimpan dan
mengelola data-data tersebut?
Permasalahan diatas dapat dijawab dengan menggunakan Sistem Informasi
Akuntansi. Apa itu Sistem Informasi Akuntansi, dapat anda baca di
tautan ini.
Cara mempelajari Sistem Informasi Akuntansi yang paling baik adalah
dengan menggunakan pendekatan siklus. Siklus yang pertama adalah siklus
pengembangan sistem yaitu SDLC (System Development Life Cycle),
siklus kedua adalah siklus akuntansi (transaksi-jurnal-buku
besar-neraca saldo-laporan keuangan), dan siklus ketiga adalah siklus
transaksi (siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus konversi,
siklus sumber daya manusia, dan siklus buku besar).
Pembahasan akan kita mulai dari siklus pengembangan sistem.
1. Siklus Pengembangan Sistem
Untuk dapat merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, kita harus
melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem. Tahapan tersebut adalah Planning (Perencanaan), Analysis (Analisis), Design (Perancangan), Implementation (Implementasi), dan Post Implementation (Pascaimplementasi).
1.1 Perencanaan (Planning)
Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA
yang akan dibuat. Seberapa besar perubahan yang harus dibuat dari
sistem awal, infrastruktur apa saja yang dibutuhkan, berapa besar cost pengembangan dan benefit
yang nantinya akan dihasilkan. Hasil akhir dari tahap perencanaan ini
adalah proposal proyek atau dokumen perencanaan proyek (dapat anda buka
di tautan ini).
1.2 Analysis (Analsis)
Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan analsis mengenai
data-data apa saja yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus
dihasilkan, apa saja Entitas dan bagaimana Relationshipnya. Hasil dari
tahap ini adalah ER-Diagram. Selain itu, analisis mengenai pengendalian
internal (internal control) juga perlu dilakukan. SIA sangat terkait dengan SPI (Struktur Pengendalian Internal), karena informasi yang dihasilkan dari SIA harus memenuhi karakteristik kualitatif informasi (dapat cek di tautan ini).
Untuk dapat memenuhi karakteristik kualitatif informasi tersebut, SIA
harus digunakan juga sebagai bagian dari SPI. Adapun komponen dari SPI
adalah Lingkungan Pengendalian, Penilaian Risiko, Aktivitas
Pengendalian, Informasi dan Komunikasi, Pengawasan (Monitoring). Dalam tahap Aktivitas Pengendalian, terdapat Pengendalian Umum (General Control) dan Pengendalian Aplikasi (Application Control). Pembahasan mengenai kaitan SPI dan SIA dapat anda baca di tautan ini dan ini).
1.3 Perancangan (Design)
Dalam tahap ini, pengembang sistem merancang SIA dalam DBMS (Database Management System).
ER-Diagram dan Pengendalian atas risiko yang mungkin muncul, diterapkan
dalam rancangan aplikasi menggunakan DBMS, sehingga akan menghasilkan
aplikasi SIA. Bila lebih mutakhir, aplikasi SIA dapat dibuat
terintegrasi antar siklus (akan dibahas dalam pembahasan selanjutnya,
siklus transaksi).
1.4 Implementasi (Implementation)
Dalam tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan SIA dalam
organisasi. Permasalahan yang biasa terhadi adalah penolakan karyawan
atas sistem baru (user resistance). Ada beberapa metoda yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan ini seperti phased in, parallel, direct, big-bang, dan lain sebagainya.
1.5 Pascaimpelementasi (Post Implementation)
Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala. Bugs-bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika terdapat transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi data.
2. Siklus Akuntansi
Akuntansi diawali dari munculnya transaksi yang kemudian dijurnal,
jurnal diposting ke buku besar, kemudian dibuat neraca saldo, hasil dari
neraca saldo ditampilkan dalam laporan rugi-laba, posisi keuangan
(neraca), dan perubahan ekuitas. Bagaimana kita dapat melakukan proses
ini di computer? Anda dapat membacanya di tautan ini.
Mungkin pengembang sistem akan kebingungan, bagaimana cara memasukkan
transaksi-transaksi ke laporan keuangan. Kuncinya ada dalam 3C (Chart of Account, Currency, Calendar).
3. Siklus Transaksi
Akuntansi memiliki siklus-siklus transaksi utama. Siklus transaksi
ini adalah pengelompokan transaksi-transaksi yang sifatnya berulang dan
keterjadiannya banyak. Kegunaan dari pengelompokan transaksi dalam
siklus adalah memudahkan kegiatan operasi dan pembuatan laporan keuangan
berbasis sistem. Contoh siklus transaksi adalah siklus pendapatan.
Sebuah perusahaan pasti memiliki siklus pendapatan. Untuk perusahaan
dagang,siklus pendapatan diawali dari pesanan pelanggan, penjualan,
pengiriman. Transaksi ini akan terjadi berulang-ulang. Jika ada
pelanggan yang mau beli, pasti akan memesan dahulu, kemudian melakukan
transaksi pembayaran, dan pengiriman dilakukan.
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data menjadi
informasi, siklus-siklus transaksi dapat dipisah per bagian (misalnya
bagian penjualan), kemudian siklus-siklus tadi diintegrasikan untuk
menghasilkan laporan keuangan.
Berikut ini saya unggah contoh aplikasi SIA menggunakan DBMS Microsoft Access. File dapat diunduh disini. File yang lebih mutakhir (aksesibilitas tombol lebih banyak, daftar sediaan lebih informatif) dapat diunduh disini.
Karena WordPress tidak mendukung untuk mengunggah (upload) file
berekstensi .mdb, maka saya ubah ekstensi ke .doc. Untuk menggunakannya,
ubah ekstensi kembali ke mdb. Caranya, bila tersedia langsung di
windows explorer, langsung rename (tombol F2) Aplikasi_SIA.doc jadi
Aplikasi_SIA.mdb. Bila tidak tersedia di windows explorer, copy file ke
direktori C:\. Kemudian, pilih run di start menu, ketik cmd, kemudian
enter. Setelah prompt Ms.Dos muncul, masuk ke direktori C:\ (bila masih
masuk ke subdirektori, ketik cd.. hingga keluar dari sub direktori).
Setelah itu ketik rename Aplikasi_SIA.doc Aplikasi_SIA.mdb tekan enter.
Jika anda menggunakan Microsoft Access 2007, ketika pertama kali program ini dijalankan, akan muncul security warning, pilih options, pilih enable this content.
Menu yang tersedia dalam aplikasi ini belum semuanya dapat diakses
karena saya masih belum memiliki waktu untuk melanjutkan pengembangan
aplikasi (versi terbaru dengan aksesibilitas tombol lebih banyak akan
saya unggah secepatnya). Namun, aplikasi ini sudah cukup untuk
menunjukkan automatisasi pencatatan transaksi, bagaimana transaksi
diproses berbasis siklus, pengendalian aplikasi yang diterapkan dalam
SIA, integrasi antar siklus sehingga menghasilkan laporan keuangan.
Dalam siklus penjualan, tombol yang dapat diakses hanya penjualan. Dalam
siklus pembelian hanya tombol pembelian. Adapun tombol-tombol yang
ditampilkan bertujuan untuk menunjukkan urutan siklus transaksi dalam
perusahaan. Dalam siklus pengeluaran, tombol yang dapat diakses adalah
pengeluaran. Dalam card, semua tombol dapat diakses, fungsi tab ini
adalah tempat pengelolaan data master. Report dapat diakses semuanya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar